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Datenschutzerklärung

Stand: 20.10.2026

1. Verantwortlicher

Daniel Driediger
Grafen-von-Berg-Straße 10, 50769 Köln
E-Mail: driedigerdaniel@gmail.com
Telefon: 0176 84467849

2. Übersicht der Verarbeitungen

valuta finance bietet zwei Leistungen an:

  1. Eine Buchhaltungs-Software zur eigenständigen Nutzung durch Kunden ("Mandanten")
  2. Eine Dienstleistung zur vorbereitenden Buchhaltung

Dabei verarbeiten wir zwei Arten personenbezogener Daten in unterschiedlichen Rollen:

  • Daten unserer eigenen Vertragspartner (Mandanten) und von Interessenten: Kontaktdaten, Zugangsdaten, Abrechnungsdaten, Anfragen — hier sind wir Verantwortlicher im Sinne der DSGVO.
  • Daten, die unsere Mandanten in der Software zu ihren eigenen Kunden/Lieferanten erfassen (Namen, Adressen, Rechnungsdaten): Hier sind wir Auftragsverarbeiter, unsere Mandanten bleiben Verantwortliche. Die Einzelheiten regelt der separate Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).

3. Hosting und technische Bereitstellung

Website und Anwendung werden über folgende Dienstleister betrieben:

  • Hostinger International Ltd., Larnaca, Zypern — Bereitstellung dieser Website und der Anwendung, E-Mail-Postfächer. Serverstandort EU.
  • Supabase Inc., San Francisco, USA — Datenbank, Anmeldung und Datei-Speicher (z. B. hochgeladene Belege). Die Daten liegen auf Servern in Frankfurt am Main (Amazon Web Services, Region eu-central-1).
  • GitHub, Inc., San Francisco, USA — Ausführung automatisierter Hintergrundaufgaben und Ablage der Datensicherung, siehe Abschnitt 4.

Mit den Anbietern bestehen bzw. werden Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO geschlossen. Supabase Inc. und GitHub, Inc. haben ihren Sitz in den USA. Für einen möglichen Zugriff aus den USA stützen wir uns bei GitHub auf die Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission, Art. 45 DSGVO) und bei Supabase auf die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), die Bestandteil des Auftragsverarbeitungsvertrags sind.

Server-Logfiles

Beim Aufruf dieser Website und der Anwendung speichert Hostinger automatisch technische Zugriffsdaten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, die zuvor besuchte Seite (Referrer) sowie Browser und Betriebssystem. Das ist nötig, um die Seiten auszuliefern und Angriffe abwehren zu können. Wir werten diese Daten nicht aus und führen sie nicht mit anderen Daten zusammen. Die Logfiles werden von Hostinger nach dessen Vorgaben automatisch gelöscht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb).

Keine Einbindung fremder Inhalte

Website und Anwendung laden keine Schriftarten, Skripte oder sonstigen Inhalte von fremden Servern nach. Auch die automatische Belegerkennung (Texterkennung) läuft vollständig in Ihrem Browser; die dafür nötigen Programmdateien kommen von unserem eigenen Server, und der Beleg wird dafür nicht an Dritte übertragen.

4. Automatisierte Hintergrundaufgaben und Datensicherung (GitHub)

Einige Aufgaben laufen automatisch auf Servern von GitHub (GitHub Actions). Die dabei verarbeiteten Daten werden nur für die Dauer der jeweiligen Aufgabe in einer abgeschotteten Ausführungsumgebung gehalten und danach verworfen:

  • Tägliche Datensicherung: Damit auch beim Ausfall des Datenbankanbieters keine Daten verloren gehen, wird täglich eine Sicherungskopie der Datenbank und der hochgeladenen Belege erstellt. Dafür werden die Daten kurzzeitig unverschlüsselt in der Ausführungsumgebung verarbeitet, anschließend mit AES-256 verschlüsselt und nur verschlüsselt bei GitHub abgelegt. Der Schlüssel liegt ausschließlich bei uns. Die Sicherungen werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den Aufbewahrungspflichten (§ 147 AO, GoBD) sowie Art. 32 Abs. 1 lit. b, c DSGVO.
  • Bearbeitung von Anfragen: Einmal pro Stunde liest ein automatisierter Ablauf neue Nachrichten im Postfach contact@valuta-finance.com aus, legt sie als Anfrage in unserer Datenbank ab, ordnet sie einem Thema zu und erstellt einen Antwortentwurf. Versendet wird nichts automatisch; jede Antwort prüfe und versende ich selbst. Verarbeitet werden Name, E-Mail-Adresse, Betreff und Inhalt der Nachricht. Rechtsgrundlage: wie bei der Kontaktaufnahme, siehe Abschnitt 7.
  • Verwaltung der Testphase: Ein täglicher Ablauf beendet abgelaufene Testzugänge. Dabei werden nur interne Kennungen und Status verarbeitet. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

GitHub, Inc. ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (siehe Abschnitt 3).

5. Registrierung und Nutzerkonto

Bei der Registrierung erheben wir: Name, E-Mail-Adresse, Firmenangaben (falls vom Mandanten eingetragen), Zugangsdaten (Passwort wird verschlüsselt/gehasht gespeichert, ist für uns nicht einsehbar). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Ihre Zustimmung zu AGB, Datenschutzerklärung und Auftragsverarbeitungsvertrag speichern wir mit Zeitpunkt und Version des jeweiligen Dokuments, um sie bei Bedarf nachweisen zu können. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 7 Abs. 1 und Art. 28 Abs. 9 DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Nachweis des Vertragsschlusses).

6. Buchhaltungsdaten in der Software

Innerhalb der Software erfassen Mandanten eigenständig Daten zu ihren Kunden, Lieferanten, Rechnungen und Bankbewegungen. Diese Daten werden ausschließlich im Auftrag des jeweiligen Mandanten verarbeitet (siehe Abschnitt 2). Der Zugriff ist durch mandantenspezifische Zugriffsbeschränkungen (Row-Level-Security) technisch so abgesichert, dass ein Mandant ausschließlich seine eigenen Daten einsehen kann.

7. Kontaktaufnahme

Kontaktformular

Über das Kontaktformular erheben wir Name, E-Mail-Adresse, Nachricht und – freiwillig – Ihr Unternehmen. Die Anfrage wird in unserer Datenbank gespeichert und mir zusätzlich per E-Mail über das Postfach bei Hostinger zugestellt. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung, die Sie mit dem Häkchen im Formular erteilen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); den Zeitpunkt der Einwilligung speichern wir mit. Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, eine kurze Nachricht an die Adresse unter Punkt 1 genügt. Zielt Ihre Anfrage auf einen Vertragsschluss, ist zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO Rechtsgrundlage.

Zum Schutz vor massenhaften Spam-Einsendungen speichern wir aus Ihrer IP-Adresse einen nicht rückrechenbaren Hash-Wert, mit dem wir die Zahl der Anfragen pro Stunde begrenzen. Die IP-Adresse selbst speichern wir nicht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am Schutz vor Missbrauch).

Rufen Sie die Website über einen Link mit Kampagnen-Kennung auf (z. B. aus einem Social-Media-Beitrag), speichern wir diese Kennung (sog. UTM-Parameter, etwa „instagram“) zusammen mit Ihrer Anfrage, um zu erkennen, über welchen Kanal Anfragen kommen. Es werden dafür keine Cookies gesetzt und keine Daten an Dritte übermittelt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

E-Mail

Schreiben Sie uns eine E-Mail, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen und den Inhalt der Nachricht zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Nachrichten an contact@valuta-finance.com werden im Postfach bei Hostinger gespeichert und wie in Abschnitt 4 beschrieben automatisiert vorbereitet. Nachrichten an die unter Punkt 1 genannte Gmail-Adresse werden bei Google Ireland Limited, Dublin, gespeichert; Google kann Daten dabei auch in die USA übermitteln und ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei Anfragen zu einem Vertrag, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen).

Speicherdauer von Anfragen

Anfragen in unserer Datenbank werden sechs Monate nach Eingang automatisch gelöscht. Kommt ein Vertrag zustande, verarbeiten wir die Daten im Rahmen des Vertragsverhältnisses weiter. Unabhängig davon bewahren wir geschäftliche Korrespondenz – Ihre Anfrage und unsere Antwort – in einem gesonderten, gegen Veränderung geschützten Archiv auf, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen (§ 147 AO: sechs Jahre für Geschäftsbriefe, acht Jahre für Buchungsbelege wie angenommene Angebote, jeweils ab Ende des Kalenderjahres). Rechtsgrundlage dafür: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

8. Systembedingter E-Mail-Versand

Im Rahmen des Betriebs der Software versenden wir systembedingte E-Mails an die von Ihnen angegebene Adresse: Bestätigung der Registrierung, Zurücksetzen des Passworts sowie Benachrichtigungen zu Support-Anfragen. Ein Newsletter oder Werbeversand findet nicht statt. Der Versand erfolgt über das E-Mail-Postfach unseres Hosting-Anbieters Hostinger (Serverstandort EU). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

9. Cookies, lokaler Speicher und Tracking

Diese Website setzt keine Cookies und verwendet keine Analyse- oder Marketing-Werkzeuge. In der Anwendung wird nach der Anmeldung ein Sitzungsschlüssel im lokalen Speicher Ihres Browsers (Local Storage) abgelegt, damit Sie angemeldet bleiben. Außerdem speichert die Anwendung dort den Zeitpunkt Ihrer letzten Aktivität (für die automatische Abmeldung nach Inaktivität), den zuletzt gewählten Mandanten und ob Hinweise wie die Einführung bereits angezeigt wurden. Für die Nutzung als installierbare App legt der Browser zudem die Programmdateien der Anwendung im Zwischenspeicher ab; Buchhaltungsdaten werden dort nicht gespeichert. Diese Speicherung ist für den von Ihnen gewünschten Dienst unbedingt erforderlich und daher ohne Einwilligung zulässig (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; Rechtsgrundlage für die weitere Verarbeitung: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Sollten künftig Analyse- oder Marketing-Werkzeuge eingesetzt werden, wird dieser Abschnitt ergänzt und vorher eine Einwilligung eingeholt.

10. Zahlungsabwicklung (Stripe)

Abonnements der Software bezahlen Sie über den Zahlungsdienstleister Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Irland („Stripe“). Wenn Sie ein Abo abschließen, werden Sie auf eine Bezahlseite von Stripe weitergeleitet. Dabei übermitteln wir Stripe Ihre E-Mail-Adresse, eine interne Kennung Ihres Mandanten und den gewählten Tarif. Ihre Zahlungsdaten (z. B. Kartennummer oder Kontoverbindung) und Ihre Rechnungsadresse geben Sie direkt bei Stripe ein; wir erhalten diese Daten nicht. Von Stripe erhalten wir Benachrichtigungen über Zahlungen, Kündigungen und Tarifwechsel. Daraus speichern wir Ihre Stripe-Kundennummer, den Abo-Status und den Tarif; für unsere eigene Buchführung außerdem je Zahlung die Stripe-Rechnungsnummer, Name, E-Mail-Adresse, Betrag und Datum sowie Firmenname und Anschrift aus Ihrem Mandantenprofil. Die Verwaltung und Kündigung Ihres Abos erfolgt im Kundenportal von Stripe.

Stripe verarbeitet Zahlungsdaten zum Teil als eigener Verantwortlicher, etwa zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten und zur Betrugsprävention. Stripe kann Daten an die Stripe, Inc. in den USA übermitteln; Stripe, Inc. ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, ergänzend gelten EU-Standardvertragsklauseln. Details: stripe.com/de/privacy. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (steuerliche Aufbewahrungspflichten).

11. Speicherdauer

Buchhaltungsrelevante Daten werden entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (§ 147 AO, § 257 HGB) für bis zu 10 Jahre aufbewahrt, auch nach Beendigung des Vertragsverhältnisses. Kontaktanfragen werden nach sechs Monaten gelöscht, geschäftliche Korrespondenz wird nach Ablauf der Fristen aus Abschnitt 7 gelöscht, Datensicherungen nach 90 Tagen. Sonstige Daten löschen wir, sobald sie für den ursprünglichen Zweck nicht mehr benötigt werden.

12. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) sowie Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu (Art. 77 DSGVO); zuständig für Köln ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.

Für Mandanten der Software stehen zwei dieser Rechte unmittelbar in der Anwendung bereit: Unter „Einstellungen“ lässt sich jederzeit ein vollständiger Datenexport in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erzeugen (Art. 15 und 20 DSGVO) sowie eine Löschung beantragen (Art. 17 DSGVO). Ein Löschantrag führt zunächst zur Sperrung des Zugangs bei fortbestehender Exportmöglichkeit (Art. 18 DSGVO); die endgültige Anonymisierung erfolgt nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, siehe Abschnitt 11.

13. Kontakt für Datenschutzanfragen

Daniel Driediger, Kontaktdaten wie unter Punkt 1.